Assistente Administrativo Executivo

Suporte Administrativo:
Facilita e distribui comunicações e ferramentas de uso geral;
Presta suporte a outros funcionários secretários ou administrativos conforme necessário;
Desempenha quaisquer outras actividades necessárias para o funcionamento adequado do escritório, conforme solicitado pelo Representante ou Representante Adjunto.
Coordenação Logística:
Organiza a logística para vários eventos, como workshops e reuniões, conforme solicitado pelo Representante ou Representante Adjunto
Monitoriza solicitações, verificação e envio de pedidos de pagamento ao Departamento Financeiro para itinerários de voos e outras disposições de viagem para o pessoal do Carter Center Angola e pessoal de instituições parceiras.
Gestão de Comunicação:
Monitoriza o e-mail, distribui, arquiva, envia notificações de recepção, escreve avisos gerais, acompanha solicitações e mantém o arquivo de contactos actualizado;
Faz e recebe chamadas telefónicas conforme solicitado pelo Representante ou Adjunto;
Envia documentos e materiais diversos por correio internacional, correio postal, email etc., para o escritório de Luanda, do Cunene ou de outras províncias, ou pela sede em Atlanta.
Documentação e Tradução:
Toma notas em reuniões, prepara actas, traduz para o inglês e distribui para os participantes;
Traduz vários documentos conforme necessário para o pessoal administrativo ou técnico;
Actua como intérprete ou tradutor de inglês-português (e vice-versa) em conversas ou reuniões, conforme necessário.
Suporte Técnico e Administrativo:
Compila informações técnicas ou administrativas mensais e auxilia o Representante ou o Adjunto na preparação de relatórios mensais, assegurando que cumpra o prazo de submissão para Atlanta;
Aprende e implementa várias ferramentas electrónicas (software, equipamentos) à medida que se tornam necessárias e se mostram úteis para o escritório;
Presta ajuda e suporte ao pessoal técnico e administrativo em programas, ferramentas e processos sob sua responsabilidade.
Colaboração e Ligação:
Actua como elo entre o Representante e vários departamentos do Carter Center em
Atlanta, incluindo Programas de Desenvolvimento, Finanças, Operações no Exterior,
Eventos, Voluntários, o Escritório do CEO e parceiros externos.
Políticas e Procedimentos:
Assegura a adesão a todos os POPs, directrizes e políticas do Carter Center, incluindo o Código de Conduta;
Implementa sistemas administrativos eficientes;
Assegura a conformidade com todas as políticas e procedimentos organizacionais;
Acompanha procedimentos de escritório eficientes em apoio às actividades do programa.
Desenvolvimento Profissional:
Mantém o crescimento e desenvolvimento profissional identificando programas educacionais ou formações, organizações profissionais, actividades e recursos para manter o conhecimento sobre as tendências nacionais e promover expertise de ponta.
Outras Responsabilidades:
Participa na melhoria contínua dos processos administrativos;
Desempenha responsabilidades relacionadas conforme necessário.

Licenciatura em administração de empresas, comunicações ou em uma área relacionada e três anos de experiência em administração de escritório ou experiência como Secretário sénior, ou uma combinação equivalente de experiência, educação e formação;
Cinco (5) anos de experiência em administração de escritório como assistente em uma posição de nível executivo;
Conhecimento da língua inglesa;
Experiência anterior com várias aplicações de software para computador pessoal;
As posições nesta classificação podem exigir a capacidade de digitar ou teclar 60 palavras precisas por minuto.
Habilitações, Conhecimentos Especializados, Competências e atributos preferenciais:
Experiência em redacção com fortes habilidades gramaticais.
Proficiência com o Microsoft Office Suite (especialmente Word), Access, Excel, Outlook, Internet, etc.
Experiência de papeis similares em ONGs;
Capacidade de trabalhar em um ambiente de ritmo acelerado e deve ser capaz de gerenciar várias tarefas simultaneamente, ter habilidades organizacionais excepcionais e possuir bom senso e discrição com informações e documentações sensíveis.
Fortes habilidades organizacionais com atenção aos detalhes.
Capacidade de lidar com informações confidenciais com discrição.

O Carter Center (TCC) é uma organização não governamental (ONG) com a missão de Promover a paz, combater doenças e construir esperança.
O Carter center é Legalmente registado e presente em Angola e tem como objetivo melhorar a saúde pública e combater as doenças tropicais negligenciadas, em colaboração com o Ministério da Saúde.
Atualmente, o TCC está focado principalmente no programa de Erradicação do verme da Guiné(Dracunculose), uma doença parasitária que está próxima de ser erradicada a nível global. Além da Dracunculose, o TCC poderá expandir as suas atividades em Angola, com novos programas voltados para outras doenças tropicais negligenciadas.

Com esses esforços, o Carter Center continua a desempenhar um papel fundamental no avanço da saúde pública em Angola, com um compromisso em combater doenças e promover o bem-estar das pessoas.