31. Oficial de Arquivo - Categoria 6

Finalidade da Função:

• Manter, programar, transferir e descartar os Registos do Secretariado de acordo com as políticas estabelecidas pela organização e realizar actividades de gestão de registos de acordo com os padrões e procedimentos
• Supervisionar o trabalho de uma equipa sob a alçada deste cargo.

Funções e Responsabilidades

Gestão de Documentos e Arquivos
• Agir como guardião de todos os arquivos e documentos oficiais (excepto arquivos pessoais)
• Realizar as seguintes actividades de gestão de arquivos:

Gestão de Documentos e Arquivos
• Agir como guardião de todos os arquivos e documentos oficiais (excepto arquivos pessoais)
• Realizar as seguintes actividades de gestão de arquivos
- Registar, arquivar e distribuir com exactidão todas as correspondências internas e externas, incluindo fax e e-mail
- Abertura, indexação, classificação, recuperação, despacho, rastreamento e encerramento de ficheiros
- Fornecer serviços de armazenamento, repositório e referência para todos os arquivos
- Desenvolver e implementar programações para retenção e eliminação de arquivos do Secretariado.
- Arquivar e descartar registos desactualizados de acordo com os períodos de retenção
- Processar solicitações do pessoal para o acesso a informações arquivadas, bem como arquivos retornados
- Auxiliar o pessoal com solicitações para localizar e recuperar informações / arquivos
- Colectar / fazer acompanhamento dos arquivos de agentes de acção e arquivá-los
• Manter o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos
• Seguir as normas de segurança organizacional e a confidencialidade das informações de acordo com as exigências políticas e legislativas relevantes
• Treinar usuários internos sobre o uso dos sistemas e processos de Gestão de Documentos e Arquivos
• Auxiliar o chefe de unidade na formulação, implementação e revisão das políticas e procedimentos de Gestão de Documentos e Arquivos
• Implementar e operar o sistema de gestão electrónica de documentos desenvolvido pela unidade de TIC, bem como interagir com a unidade para suporte no sistema
• Responda a quaisquer solicitações de informações de partes interessadas externas
• Pesquisar e adoptar as melhores práticas nas áreas especializadas de trabalho e manter um alto nível de conhecimento para o desempenho efectivo das actividades aliadas a esta função
• Desempenhar outras funções que lhe forem incumbidas pelo Supervisor

Supervisão
• Preparar o plano de trabalho, planificar as actividades, alocar e delegar tarefas aos subordinados
• Supervisionar os subordinados e as suas actividades, assim como avaliar o seu desempenho no trabalho
• Assessorar e orientar os subordinados sempre que necessário
• Prestar serviços de qualidade em conformidade com o contracto de nível de serviço
• Realizar consultas com o Chefe da Unidade sobre questões relacionadas com o pessoal
• Dar contribuições na preparação das projecções orçamentais anuais da Unidade
• Preparar relatórios de progresso regulares para o Chefe da Unidade, sempre que necessário
• Realizar outras actividades que lhe sejam incumbidas pelo Oficial Sénior

Remuneração

O Secretariado da SADC oferece um pacote salarial competitivo para todos os postos, conforme a seguir se indica:

Categoria Pacote Médio Anual:

Categoria 4 81.650 USD

Categoria 5 77 090 USD
Categoria 6 72.527 USD

Duração do Contrato
Todos os quadros recrutados para o preenchimento dos postos acima enumerados beneficiarão de contratos a prazo fixo de quatro anos, renováveis uma única vez por igual período, sujeita a desempenho satisfatório, limite de idade e necessidade de manutenção do posto.

Elegibilidade

As vagas estão abertas a candidatos que preencham os seguintes requisitos:

• Tenham idade igual ou inferior a 50 anos. Este requisito decorre da necessidade de recrutar pessoal que poderá permanecer na Organização por um período razoável de tempo antes de atingir o limite máximo de idade definido de 60 anos para os funcionários da SADC.

Prazo e Modo de Apresentação de Candidaturas

As candidaturas, só para angolanos, devem ser submetidas através de esta mesma página web Jobartis, o mais tardar, até ao dia 17 de Julho de 2019.

Caso seja pré-seleccionado, será solicitado para completar as candidaturas com os seguintes elementos:

a) Carta de cobertura indicando o posto para o qual candidato pretende concorrer e descrevendo a relevância das suas habilitações académicas, da sua experiência e das suas competências para o posto;
b) Curriculum vitae actualizado de cinco (5) páginas no máximo;
c) Cópia(s) autenticada(s) do(s) Diploma(s) e Certificado(s);
d) Ficha de candidatura da SADC devidamente preenchida e assinada.

Caso seja pré-seleccionado, no dia da entrevista, o candidato deverá apresentar os documentos comprovativos das habilitações académicas e profissionais indicadas no processo da sua candidatura.

Perspectiva de Género

A SADC é um empregador que favorece a igualdade de oportunidades e encoraja, de modo particular, candidaturas de mulheres.

Se for uma pessoa orientada para o alcance de resultados, tiver paixão pela transformação e pelo desenvolvimento da África Austral e tiver as competências necessárias para fazer face aos desafios inerentes a este posto, não hesite em candidatar-se.

Serão contactados apenas os candidatos que satisfazem os requisitos do Secretariado da SADC e que tenham sido apurados para a entrevista. Caso não receba uma resposta do Secretariado da SADC dentro de dois meses após a data de encerramento, queira considerar que a sua candidatura não foi pré-seleccionada.

Para mais Informações, se necessário, podem contactar o Ponto de Contacto Nacional da SADC ou no site www.sadc.int.

Requisitos Exigidos para a Função

Qualificações

Possuir, no mínimo, o Grau de Licenciatura em Gestão de Arquivos obtido de uma instituição de ensino superior reconhecida

Conhecimento Especializado

• Conhecimento de arquivos, informações / regras de gestão de documentos, regulamentos, princípios e procedimentos
• Conhecimento de diferentes sistemas de arquivamento
• Competência no uso de computadores e de softwares informáticos relevantes para o cargo

Experiência Profissional
• Pelo menos 7 a 10 anos de experiência profissional numa área semelhante

Habilidades Exigidas

• Capacidade de comunicação e de fazer presentações
• Aptidões interpessoais
• Capacidade de fazer orientação profissional e tutoria
• Capacidade de negociação, trabalho em rede e estabelecimento de relações
• Capacidade organizativa (planificação, elaboração de orçamentos, gestão do tempo e definição de prioridades no trabalho)
• Capacidade de fazer pesquisa, analítica e de resolução de problemas
• Capacidade de supervisão

Competências Exigidas

• Ter capacidade de aplicar estilos ou métodos interpessoais para desenvolver e motivar o pessoal
• Ter capacidade de manter a qualidade e cumprir prazos mesmo trabalhando sob pressão
• Ser dotado de capacidade para motivar e influenciar positivamente as pessoas e criar um clima onde as pessoas querem fazer o seu melhor
• Possuir um pensamento conceptual e prático
• Ser focado no cliente
• Ser determinado
• Demonstrar capacidade de trabalhar de forma independente e, muitas vezes, com pouca supervisão
• Capacidade de manter confidencialidade e respeitar situações sensíveis
• Ser metódico e organizado, com um alto nível de atenção aos detalhes
• Ter consciência organizacional, com um grau de entendimento sobre como motivar a organização para pôr as coisas em prática
• Ser dotado de um alto grau de profissionalismo e observar a boa ética profissional
• Ter capacidade de questionar as abordagens convencionais e incentivar a adopção de novas ideias e inovações para propiciar o progresso
• Ser resiliente e possuir motivação pessoal, auto-motivação
• Ser orientado para os resultados e o bom desempenho
• Capacidade de trabalhar em equipa

A Comunidade de Desenvolvimento da África Austral (SADC) é uma comunidade económica regional criada e gerida pelos países da África Austral. Tem como objectivo promover a cooperação nas áreas económica, social, política e da segurança entre os respectivos Estados-Membros, assim como incentivar a integração regional com vista ao alcance da paz, estabilidade e produzir riqueza. A SADC conta actualmente com quinze Estados-Membros , com uma população de, aproximadamente, 327 milhões de habitantes e um PIB combinado de USD 600 mil milhões (2016).

O Secretariado pretende recrutar quadros qualificados para o preenchimento de várias vagas e reforçar a sua capacidade de execução do seu mandato. Para o efeito, o Secretariado convida os cidadãos da SADC detentores das qualificações e da experiência necessárias a candidatarem-se aos seguintes postos à disposição na sua Sede, em Gaborone, no Botswana.