Recepcionista.

Estamos à procura de um(a) Rececionista altamente organizado(a) e orientado(a) para o cliente para ser o primeiro ponto de contacto para todos os indivíduos que entram nas instalações.

São necessários candidatos sem período de pré-aviso para atender à urgência desta vaga!

Nesta posição, terá um papel crucial na garantia de operações diárias suaves, prestando apoio administrativo essencial e coordenação de instalações.

Irá cumprimentar visitantes, gerir chamadas recebidas e auxiliar numa variedade de tarefas administrativas, enquanto apoia a equipa de instalações com funções de coordenação. Gerindo estas responsabilidades de forma eficaz, ajudará a criar um ambiente acolhedor para clientes, funcionários e visitantes, contribuindo para uma experiência positiva e para a eficiência geral do local.
Agendar compromissos, reuniões e eventos, garantindo a ausência de conflitos de agenda

Inserir e atualizar dados como registos de visitantes, relatórios de incidentes e informações relacionadas com o local

Organizar e arquivar documentos (físicos e eletrónicos) para fácil acesso e recuperação

Redigir emails, cartas e outros documentos conforme necessário

Coordenação de Instalações

Servir como o principal ponto de contacto para questões relacionadas com as instalações ou pedidos de manutenção

Supervisionar as reservas de salas de reuniões e garantir que estão totalmente equipadas com os materiais e tecnologia necessários

Monitorizar e encomendar material de escritório, incluindo papelaria, cartuchos de impressora e materiais de limpeza

Garantir que os procedimentos de segurança são comunicados aos visitantes e auxiliar com os protocolos de emergência quando necessário

Coordenar com contratados, fornecedores e terceiros para reparações ou instalações

Auxiliar na organização de eventos da empresa, reuniões ou conferências realizadas no local

Garantir que o equipamento de escritório (ex.: fotocopiadoras, impressoras) está a funcionar e bem mantido

Apoiar os gestores de instalações na geração de relatórios regulares sobre o desempenho do edifício e a utilização do escritório

12.º Ano (Certificado de Ensino Secundário)

Certificações adicionais em administração de escritórios ou gestão de instalações são uma vantagem

Pelo menos 2 anos de experiência relevante numa função de rececionista, administrativa ou de atendimento ao cliente, idealmente num ambiente de gestão de instalações ou corporativo

Experiência numa função virada para o cliente ou de front-desk é altamente desejável

Competências Necessárias:

Fortes competências administrativas com atenção ao detalhe

Etiqueta telefónica profissional e competências de comunicação

Excelentes competências de comunicação verbal, com capacidade de interagir em todos os níveis de gestão

Proficiente no software de escritório padrão (Microsoft Office Suite, email e software de agendamento)

Conhecimento Necessário:

Compreensão básica dos protocolos de saúde e segurança, incluindo procedimentos de emergência

Conhecimento de tarefas básicas de gestão de instalações, incluindo o tratamento de pedidos de manutenção e a coordenação de logística de escritório

Familiaridade com procedimentos de segurança, registo de visitantes, sistemas de controlo de acesso e confidencialidade

Competências Comportamentais Necessárias:

Fortes competências de comunicação

Alta drive e níveis de produtividade

Mentalidade orientada para o cliente e para a qualidade

Precisão e atenção ao detalhe

Capacidades de resolução de problemas e tomada de decisão

As Suas Principais Responsabilidades

Será responsável pelo seguinte:

Funções de Receção e Front Desk

Cumprimentar visitantes, funcionários e contratados de forma profissional e acolhedora

Gerir os registos de entrada de visitantes e direcioná-los para o local correto, mantendo registos precisos

Atender e encaminhar chamadas telefónicas para os departamentos apropriados, tomando recados quando necessário

Receber, triar e distribuir correio, encomendas e entregas às partes relevantes

Empresa líder em Construção / Imobiliário