Assistente Administrativo para Gestão de Clientes, Facturação e Contratos

Elaborar e rever contratos com clientes, garantindo a sua conformidade com as propostas técnicas e comerciais aprovadas.
Elaborar contratos e ordens de serviço para consultores e fornecedores, assegurando a conformidade com os respectivos Termos de Referência.
Gerir o ciclo de vida dos contratos e das ordens de serviço, acompanhando prazos de validade, caducidade, emissão de adendas e processos de encerramento contratual.
Organizar, manter e actualizar os arquivos físicos e digitais dos contratos, garantindo que toda a documentação permaneça completa e actualizada até ao encerramento dos projectos.
Informar os Coordenadores de Projecto sobre as condições contratuais relevantes, incluindo prazos para entrega dos serviços, condições de facturação e demais obrigações contratuais.
Manter actualizados o Mapa de Controlo de Contratos e Orçamentos, bem como o Mapa de Projectos, Valores e Clientes.
Recolher e validar a informação necessária para a abertura e actualização das fichas de clientes no módulo de Contas Correntes, incluindo a verificação da informação fiscal junto da AGT.
Emitir facturas de acordo com os contratos celebrados ou propostas aprovadas, respeitando os requisitos legais e a evolução da prestação dos serviços.
Emitir recibos, notas de crédito e registar adiantamentos de clientes, de acordo com as orientações da Administração.
Manter comunicação permanente com os Coordenadores de Projecto para obtenção das informações necessárias à emissão de facturas e para informar sobre a emissão de recibos.
Verificar, reconciliar e regularizar as contas correntes dos clientes, assegurando a permanente actualização dos respectivos saldos.
Acompanhar os valores em dívida, elaborar mapas de pendentes e apoiar a gestão de cobranças junto dos clientes.
Contactar clientes para cobranças, regularização de contas, obtenção de comprovativos de retenções na fonte, esclarecimentos fiscais e outros acertos administrativos.
Colaborar com a área de Contabilidade na reconciliação das contas correntes entre os módulos de Contabilidade e de Contas Correntes.
Elaborar, actualizar e acompanhar o Mapa de Retenções efectuadas pelos clientes, assegurando a recolha dos respectivos comprovativos e o envio regular da informação à Contabilidade.

Frequência universitária ou Licenciatura concluída em Gestão de Empresas, Administração ou área similar.
Experiência profissional mínima de 2 (dois) anos em funções administrativas, gestão de clientes, contratos, facturação ou áreas afins.
Formação em Informática na Óptica do Utilizador.
Conhecimentos de inglês a nível intermédio.
Conhecimentos de contabilidade e finanças.
Experiência na gestão de contas correntes, gestão de contratos e gestão documental.
Domínio do software Primavera.
Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Word, Excel e PowerPoint.
Conhecimento dos procedimentos administrativos e dos procedimentos de emergência.
Capacidade para negociar, efectuar cobranças e acompanhar processos de regularização de pagamentos.
Conhecimento da estrutura organizacional da empresa, bem como das políticas, processos e regulamentos internos da empresa.
Espírito de liderança e capacidade para supervisionar actividades e acompanhar a execução de trabalhos.
Carta de condução válida, com experiência mínima de 2 (dois) anos na condução de veículos com caixa manual.
Elevado sentido de organização, disciplina e responsabilidade.
Cordialidade, paciência e espírito de serviço.
Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
Capacidade para trabalhar em equipa.
Capacidade de escuta activa e assertividade.
Boa apresentação pessoal.
Ética, confidencialidade, proactividade, autonomia e orientação para resultados.

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