Coordenador de Protocolos e Vistos

PAPEL E MISSÃO
Executa as actividades de serviços gerais relativamente à gestão de vistos, expatriados, viagens e alojamento, gestão dos contratos de arrendamento, de acordo com os princípios, políticas, procedimentos e requisitos das actividades, que deverá elaborar.
Organiza, constitui e dirige os técnicos de Protocolos e Vistos.

LEGALIZAÇÃO E PROTOCOLO

Emissão de Vistos

Comunica as disposições em vigor para a vinda a Angola e informação dos elementos exigidos para a obtenção dos vistos (segundo o caso: Turismo-Negócios/Fronteira/Trabalho/Investidor ou Permanência Temporária) bem como cartões de residência;
Organiza e actualiza todos os documentos necessários (vistos de entrada e saída/vistos de trabalho, formalidades de emigração, etc.) do pessoal/hóspede;
Assegura a conformidade dos documentos solicitados e enviados associados ao processo de visto, com a legislação angolana e países de origem;
Preenche formulário, solicita e envia as autorizações, elabora cartas convite, solicita atestados de alojamento entre outros documentos para os diferentes Vistos junto das distintas entidades internas e externas — AIPEX, MIREX, SME, Notário;
Mantém actualizada a listagem com a posição dos processos (entregue à AIPEX e/ou SME — Serviço Migração e Fronteira, indicação dos documentos em falta, data prevista de caducidade, etc.);
Colabora na definição anual dos pedidos de vistos da Companhia por cada projecto, analisando a documentação de suporte recorrente;
Acompanha os cronogramas dos vistos e actualiza regularmente as partes envolvidas sobre esta questão;
Fiscaliza a conformidade dos documentos solicitados e enviados associados ao processo de visto, com a legislação angolana e países de origem;
Acompanha as reservas e compras de passagens aéreas (em conjunto com a secretária) e pagamento de emolumento junto dos bancos;
Estabelece contacto com a empresa de afectação para a organização do acolhimento e o local de hospedagem (condomínio da empresa ou hotel);
Efectua a correspondência com as responsáveis do DRH Castel Corporate e fornecedores externos em relação às diligências para a vinda de técnicos visitantes;
Responde aos pedidos de esclarecimentos dos novos recrutados e técnicos visitantes;
Avalia os serviços prestados por empresas subcontratadas (pedidos de visto, hotéis, apoio no aeroporto, transporte, etc.), para assegurar que os passageiros tenham um serviço de qualidade, fazendo sugestões no sentido de melhorar o serviço final apresentado;
Reporta ao seu superior para intervir, caso seja necessário, junto das autoridades competentes para solucionar problemas com os vistos dos passageiros;
Assegura que a equipa mantenha organizados e actualizados todos os documentos necessários (vistos de entrada e saída/vistos de trabalho, formalidades de emigração, etc.) do pessoal/hospede;
Planifica e organiza das actividades de curto, médio e longo prazo relacionadas com a gestão de expatriados, viagens, protocolo e alojamento (desde a recepção ao regresso e/ou cancelamento);
Em coordenação com o superior hierárquico redige novo procedimentos e avalia as alterações aos procedimentos existentes;
Elabora relatórios mensais, semestrais ou anuais, conforme solicitado (das actividades de viagens e vistos) e submete-os ao superior hierárquico para posterior controlo e validação;
Contractos de Trabalho Expatriados;
Elabora a correspondência com DRH Castel Corporate em Luxemburgo (Contratos BSA) para a obtenção dos dados para o contrato ou com o responsável da aérea em Angola (LOPAT);
Prepara a ficha de cálculo do INSS/IRT e elementos para o contrato e aditamentos por prorrogação, validando o mesmo com o Director Financeiro e posterior recolha de assinatura pelas partes;
Transmite de forma mensal as expirações e solicitação do acordo das direcções das respectivas filiais para a prorrogação;

Comportamento Expectável
Cumpre escrupulosamente as normas em vigor na empresa e que são devidamente publicitadas (regulamento interno, código de conduta, regras de segurança, normas 5S, etc.);
Comunica de forma eficaz e respeitosa com os seus colegas e hierarquias;
Mantém-se informado e participa nas formações necessárias para desenvolver o nível adequado da competência exigida para a sua função;
Realiza entrevistas de avaliação de desempenho;
Determina as necessidades de formação da equipa e providencia formação conforme necessário;
Motiva, encoraja e desenvolve as competências da equipa de acordo com a cultura do grupo e aos seis eixos, para aumentar a taxa de produtividade dos trabalhadores;

Habilitações Experiência Profissional
Licenciatura completa na área de Turismo ou Gestão de Turismo;

Mínima: 8 anos em função similar;
Qualificações/Conhecimentos
Mínima:
Fluente em Português, Inglês e/ou Francês;
Conhecimento de Informática na óptica do utilizador e aplicativos relevantes para a sua função.

Preferencial:
Conhecimentos da legislação angolana, relacionada com a emissão de vistos e condições de contratação de trabalhadores estrangeiros;
Conhecimento dos processos relativos aos vistos e a imigração de Angola;
Bons conhecimentos dos organismos (e especificidades do seu funcionamento) relacionados e/ou envolvidos na autorização e emissão de vistos;
Sólida competência na gestão de ficheiros e manutenção de registos;
Conhecimentos de Sistemas de Gestão de Logística e de Pessoas;
Capacidade de trabalhar num ambiente multicultural.

Empresa líder em Indústria Transformadora / Produção