Coordenador de Administração

Responsável pelo fornecimento de uma ampla gama de serviços administrativo para a Gerente do projeto e / ou para o escritório Nacional da JAM Angola. Assegurar e desenvolver um sistema eficiente de manutenção do escritório e fazer cumprir os procedimentos administrativos numa forma eficaz, com especial ênfase na coordenação, apoiando unidades da JAM no campo e departamentos em todas questões questões administrativas dos escritórios, arquivamento e gerenciamento de comunicações interna e externa. Providenciar suportes administrativos ao gabinete do Director Nacional e Gerente de Finanças e Administração nos aspectos relacionados a pagamentos de contas aos fornecedores de serviços, controlo de estoque de artigos de papelaria, gestão de ativos de escritório e controlo, coordenação de manutenção de base e reparações, reconciliação de conta a pagar e arquivação de documentos essenciais da organização.

● Prestar apoio administrativo e de secretariado ao escritório Nacional da O.N.G, conforme necessário.
● Desenvolver, um sistema configurado de todos documentos do escritório relacionado com; arquivamento de documentos, gerenciamento de registros, comunicações (telefone, fax, e-mail, correspondência), gestão de suprimentos e serviços básicos de escritório.
● Receber, tela, e processar e-mail, correio, fax, e outras comunicações de entrada e saída; garantindo que assuntos confidenciais são tratadas adequadamente.
● Ser actualizado sobre o estado do programa, tarefas e responsabilidades dos supervisores que trabalham no programa.
● Escrever correspondência e relatórios de programas, conforme exigido pelo Gerente de Finanças e Administração ou pelo Director Nacional.
● Assegurar que todo o processo de aquisição é feita em conformidade com a política e procedimentos da JAMINT; procurar cotações, envolvendo a comissão de bid-análise, conforme necessário, preparar ou efectuar a justificação da aquisição para obter as aprovações necessárias antes de fazer qualquer pagamento
● Convocar reuniões com o pessoal para discutir sobre o uso de activos, principalmente quando existe o mal uso de activos da Organização
● Coordenar com outras unidades ao enviar e receber bens ou documentos através da DHL e garantir que garantir que o custo é minimizado

Uma O.N.G de grande referência internacional, que as suas actividades de ambito social a mais de 5 anos em Angola.