Recepcionista/Assistente Administrativo (M/F).

Atendimento a clientes internos e externos:
Recepcionar pessoas;
Fornecer informações;
Atender solicitações e chamadas telefônicas;
Filtrar chamadas;
Anotar e transmitir recados;
Orientar e encaminhar as pessoas;
Controlar a entrada e saída de pessoas na empresa;
Organizar a recepção e mantê-la sempre organizada.
Assessorar os Departamentos:
Despachar assuntos com os Departamentos;
Recolher assinaturas;
Priorizar, marcar e cancelar compromissos;
Definir chamadas telefônicas;
Administrar pendências;
Definir e encaminhar documentos;
Assistir a Direção e a Administração em reuniões;
Secretariar reuniões.
Gestão das informações:
Ler documentos e levantar informações;
Consultar outros departamentos;
Criar e manter atualizado o banco de dados;
Cobrar ações, respostas e relatórios;
Controlar cronogramas e prazos;
Direcionar informações;
Acompanhar processos;
Reproduzir documentos.
Elaboração de documentos:
Redigir ofícios e cartas;
Elaborar convites, convocatórias e atas;
Pesquisar bibliografia;
Elaborar relatórios;
Digitar e formatar documentos, planilhas e gráficos;
Preparar apresentações;
Transcrever textos.
Controle de correspondência:
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência física e eletrônica (e-mail).
Planejamento e organização de eventos, festas e viagens:
Estruturar eventos;
Fazer check-list;
Pesquisar local;
Reservar e preparar a sala;
Enviar convites e convocatórias;
Confirmar presenças;
Providenciar material, equipamentos e serviços de apoio;
Dar suporte durante o evento;
Providenciar hospedagem, passagens e documentação legal (passaporte, vistos).
Supervisão das equipas de trabalho:
Estabelecer atribuições da equipa;
Programar e monitorar atividades da equipa no decorrer do evento.
Arquivo de documentos:
Identificar assunto e natureza do documento;
Determinar forma de arquivo;
Classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos;
Arquivar correspondências;
Administrar e atualizar arquivos;
Manter lista de contatos de clientes e fornecedores sempre atualizada.
Organização do local de trabalho:
Manter escritório sempre limpo e organizado, supervisionando a auxiliar de limpeza;
Preparar sala de reuniões;
Preparar lista de necessidades do escritório e obter pró-formas junto aos fornecedores para submeter ao Departamento Financeiro.

Requisitos de Competência
Formação técnica ou superior em Administração, Secretariado, Direito, Gestão de Empresas ou áreas afins.
Experiência mínima de 1 a 2 anos na função de recepcionista, atendimento ao público e assistência administrativa.
Experiência no atendimento telefônico e presencial.
Domínio do Pacote Office (Word, Excel, Outlook).
Noções básicas de administração e organização de arquivos.
Excelente comunicação verbal e escrita.
Simpatia, cordialidade e profissionalismo no atendimento.
Organização e atenção aos detalhes para gerir documentos e prazos.
Conhecimento em processos administrativos, financeiros e de compras.
Capacidade de trabalhar sob pressão e resolver problemas.
Capacidade de trabalhar em equipa.
Proatividade e habilidade de multitarefa.
Carta de condução ligeiro.

Empresa líder em Serviços (outras actividades)