Auxiliar Administrativo

DESIGNAÇÃO DA FUNÇÃO como Assistente Administrativo,

1. Prestar apoio de secretariado e administrativo diverso nas mais variadas actividades e processos das Áreas em que está inserido, na preparação prévia de reuniões, reencaminhamento e follow-up de assuntos pendentes, pela organização/coordenação das várias tarefas e respectiva definição de prioridades.

2. Recepcionar a correspondência relativa à(s) área(s) a que está afecto, ou outra, efectuar a sua filtragem e reencaminhá-la ou assegurar a sua resposta directamente, de acordo com o estabelecido com a chefia em termos de tratamento da documentação.

3. Receber ou emitir documentos e recolher assinaturas devidas, assegurando o seu adequado encaminhamento, interna ou externamente.

4. Realizar o atendimento de chamadas telefónicas, assegurando a sua filtragem e respectivo reencaminhamento, bem como, realização de chamadas diversas.

5. Redigir relatórios, cartas, memorandos, actas, e-mail’s, textos e apresentações diversas em línguas portuguesa ou estrangeira, e efectuar o respectivo tratamento em suporte electrónico, de acordo com os procedimentos e normas em vigor e as indicações do(s) Responsáveis de Área que secretaria, ou outros elementos, sempre que aplicável.

6. Receber e compilar informação diversa em mapas ou outros documentos, com vista à análise posterior.

7. Colaborar, quando solicitado, na criação de formatos-tipo de documentos e impressos, para uma correcta implementação dos procedimentos administrativos.

8. Assegurar o follow-up dos vários assuntos junto das respectivas áreas.

9. Efectuar cópias de documentos e relatórios diversos e entregá-las aos destinatários, de acordo com as solicitações.

10. Assegurar a organização e arquivo da documentação relativa à(s) àrea(s) a que está afecta de acordo com o estabelecido para cada área da empresa

11. Recepcionar toda a correspondência enviada por correio ou fax, de origem externa e interna da empresa, realizando a sua separação de acordo com os destinatários e tipo de correspondência e colocando a respectiva data de recepção.

12. Fotocopiar ou digitalizar toda a correspondência recepcionada, com vista a que as cópias sejam entregues aos destinatários e os originais sejam arquivados no arquivo geral da empresa.

13. Realizar a distribuição e entrega aos destinatários das cópias da correspondência recepcionada.

14. Preparar toda a correspondência a enviar por correio para ser expedida, assegurando a realização de cópias dos documentos enviados, com vista serem arquivados no arquivo geral da empresa.

15. Assegurar a realização do arquivo da correspondência recepcionada e enviada e documentos legais

16. Assegurar a disponibilização e/ou acesso aos documentos arquivados, sempre que solicitado pelos diversos departamentos.

17. Gestão do Stock de economato.

Este descritivo funcional corresponde a um conjunto de responsabilidades e deveres inerentes ao desempenho desta função numa base contínua e regular. Este descritivo não exclui outros deveres e obrigações devidamente atribuídos.

POLITICA DE SUBSTITUIÇÃO O conteúdo desta função deverá ser assegurado, na ausência do titular, por outro titular da função ou na sua ausência, pelo Responsável Hierárquico ou quem este designe.

DESIGNAÇÃO DA FUNÇÃO como Técnico Contabilidade,

1. Conferir, analisar, classificar e corrigir os lançamentos contabilísticos de acordo com o POC, de forma a garantir o rigor e correcção dos lançamentos efectuados no sistema informático.

2. Efectuar o acompanhamento contabilístico dos movimentos em clientes, fornecedores, bancos, caixa e operações diversas, com vista a efectuar a análise dos resultados desses movimentos, identificar irregularidades e proceder às necessárias correcções em conformidade com o POC, bem como, assegurar o respectivo suporte documental.

3. Realizar e garantir que os fechos contabilísticos são realizados nos prazos estabelecidos e de acordo com os procedimentos internos, o POC e a legislação em vigor.

4. Garantir a fiabilidade da informação que consta no sistema Informático de Contabilidade Geral, analisando e corrigindo os respectivos erros.

5. Analisar as contas do balancete contabilístico, para validação dos valores apresentados, efectuando as necessárias correcções, de acordo com uma verificação sistemática das regras internas, contabilísticas, fiscais e de gestão de modo a corresponder às exigências dos clientes internos e entidades externas

6. Efectuar o fecho de contas com fornecedores

7. Realizar o fecho de contas mensal e anual, de acordo com os prazos definidos, bem como, elaborar as Demonstrações Financeiras das empresas de que é responsável.

8. Executar diversas tarefas e procedimentos no âmbito do fecho anual de contas, nomeadamente, apuramento do resultado antes de impostos, conciliação entre os valores de rotina de imobilizado e os registados nas contas de imobilizado e os registados nas contas de imobilizado, determinação da matéria colectável, preparação de mapas para o relatório e contas do Grupo

9. Assegurar o cumprimento das obrigações fiscais bem como proceder à elaboração e entrega das respectivas declarações.

10. Prestar todo o apoio necessário aos trabalhos desenvolvidos pela empresa , abrangendo esclarecimentos diversos, preparação de elementos para consulta, análise dos relatórios apresentados, para esclarecimento de eventuais dúvidas e introdução de possíveis melhorias sugeridas nos procedimentos internos da empresa.

11. Acompanhar a Administração Fiscal no âmbito das inspecções efectuadas, assegurando a preparação do Dossier Fiscal e restantes elementos solicitados, e assegurar as medidas necessárias decorrentes dos resultados das inspecções.

12. Assegurar o cumprimento dos procedimentos definidos e promover a melhoria continua dos processos na sua área.

Este descritivo funcional corresponde a um conjunto de responsabilidades e deveres inerentes ao desempenho desta função numa base contínua e regular. Este descritivo não exclui outros deveres e obrigações devidamente atribuídos.

POLITICA DE SUBSTITUIÇÃO O conteúdo desta função deverá ser assegurado, na ausência do titular, por outro titular da função ou na sua ausência, pelo Responsável Hierárquico ou quem este designe.

Formação Técnica ou Profissional. Ensino Médio

EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL: Não relevante