Assistente Administrativa, Financeira e de Recursos Humanos

A presente Descrição das funções não constitua uma listagem taxativa daquilo que o trabalhador pode vir a desempenhar, e também não limita os deveres do trabalhador que constam da legislação laboral e dos demais instrumentos legais.

A Assistente Administrativa trabalha sob a supervisão do Director-Geral e recebe instruções dele.

Responsabilidades que envolvem a função de Assistente Administrativa são de 3 naturezas: administrativa, financeira e contabilística e enfim de recursos humanos

1. Funções administrativas:

• Controlar e supervisionar a empregada de limpeza assegurando-se de que o escritório está sempre limpo, quer na área de recepção, quer na área reservada nos trabalhadores da empresa, tanto quanto a casa de banho;

• Gerir e controlar o stock e uso dos materiais de escritório (lapiseiras, papeis, agrafes, fotocopiadoras, etc.) e dos equipamentos de limpeza (papel higiénico, baldes, produtos de limpeza, etc.);

• Organizar as reuniões semanais, ordinárias e extraordinárias: escrevendo e mandando consoante as instruções do Director Geral a agenda da reunião uma semana antes, preparar o lugar da reunião (número dos participantes da reunião e número de cadeiras, etc.);

• Organizar outros eventos e viagens conforme instruir o Director-Geral;

• Elaborar diversos relatórios e arquivá-lo;

• Atender profissionalmente aos visitantes e clientes, receber correio enviado à empresa dando uma boa imagem da empresa;

• Atender ao telefone de forma profissional e protegendo protegendo ao mesmo tempo informações e dados confidenciais da empresa;

• Organizar o arquivamento de documentos e dados tanto no formata informático utilizando software (Quickbooks, Excel ou outro) tanto quanto físico;

1. Funções financeira e contabilística

• Receber facturas dos fornecedores
• Proceder ao pagamento dos impostos
• Enviar facturas a clientes
• Organizar e gerir o Petty Cash

1. Funções dos recursos humanos

• Arquivamento dos processos individuais dos trabalhadores (CV, cópia de BI, atestado médico, endereços, agregado familiar, nota de médico em caso de doença, etc.)

• Velar pelas necessidades diárias dos trabalhadores relacionadas com o cumprimento das tarefas deles

• Elaborar declarações de trabalho, e outros documentos de que o trabalhador necessitar

• Participar no processo de recrutamento: elaborando o anuncio de vaga consoante a directiva do Director-Geral, recebendo os candidatos e os processos deles, fazendo a pré-selecção dos candidatos, etc.

• Proceder ao cálculo dos salários dos trabalhadores

• Propor ao Director-Geral meios inovadores de melhoramento das condições dos trabalhadores e de motivação deles

• Consoante a instrução do Director-Geral, contactar e seleccionar estabelecimentos de formação para o desenvolvimento das capacidades dos trabalhadores

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