Gestor de Escritório

Gestor do escritório de Luanda será responsável pelo bom funcionamento e eficiência do Escritório de Luanda, da Residência, das viagens internacionais e nacionais a partir de Luanda, da frota de veículos, dos motoristas e do pessoal interno. Nesta posição, o GE de Luanda trabalhará directamente com Administrador do Escritório de Luanda.
Responsabilidades

Administração
• Gerir o estoque de artigos de papelaria e consumíveis de TI, registando os problemas e reabastecer o estoque conforme necessário.
• Manter um registo da correspondência enviada e recebida, organizar a entrega e a recepção dos comprovativos de entrega, manter arquivos para a correspondência e os comprovativos.

Viagens
• Manter um registo de todo o pessoal da HALO que viaja de Luanda, assegurar a recolha e entrega no aeroporto e a acomodação na Residência de Luanda.
• Fazer reservas de hotel conforme necessário.
• Manter um registo dos vistos de Angola emitidos ao pessoal internacional, avisando os que têm vistos prestes a expirar para que as renovações de vistos possam ser feitas em tempo útil.

Gestão da frota
• Assegurar que a documentação e o seguro dos veículos estejam actualizados.
• Efetuar uma inspeção diária dos veículos, registando quaisquer danos e fazer uma investigação se forem detectados novos danos.
• Assegurar que os kits de ferramentas e o equipamento de segurança dos veículos estejam completos e em condições de serem utilizados.
• Efetuar uma verificação diária dos sistemas para assegurar que todas as luzes, piscas, limpa para-brisas, etc. estejam funcionais e providenciar a sua reparação/substituição, se necessário.
• Assegurar que os veículos sejam mantidos limpos.
• Assegurar o abastecimento de combustível dos veículos. O nível de combustível não deve descer abaixo de meio.
• Assegurar que os registos dos veículos sejam feitos por cada viagem.
• Assegurar a manutenção dos veículos a cada 5.000 km.
• Atribuir aos motoristas às tarefas para garantir uma distribuição uniforme de trabalho.
• Gestão das instalações
• Controlar os níveis de eletricidade, água e gás no escritório e na residência, providenciando o seu reabastecimento quando necessário.
• Assegurar que as subscrições de Internet sejam mantidas actualizadas.
• Assegurar que os níveis de combustível dos geradores sejam mantidos altos. Assegurar que haja sempre pelo menos dois bidões de 20 litros cheios de combustível junto aos geradores.
• Manter um registo das horas de funcionamento dos geradores e assegurar a sua manutenção a cada 200 horas.
• Assegurar que o escritório e a residência, tanto no interior como no exterior, estejam a ser limpados ao mais alto nível pelas empregadas domésticas.
• Efetuar inspecções regulares ao escritório e à residência, registando quaisquer defeitos, falhas ou danos e providenciar a sua correção.
• Realizar uma auditoria de todos os artigos do escritório e da residência pertencentes à HALO, criar um registo de bens e mantê-lo actualizado.

Compras locais
• Em colaboração com as empregadas domésticas, assegurar que as compras necessárias, tais como comida, água potável, materiais de limpeza e consumíveis sejam feitas de acordo com os procedimentos financeiros,
• De vez em quando, as Operações da HALO no Huambo pedirão ao Escritório de Luanda para adquirir bens ou serviços em Luanda. Identificar os fornecedores destes bens e serviços.
• Manter um registo de contactos de fornecedores.
• Realizar uma análise regular dos preços de bens e serviços de itens comumente solicitados para confirmar que a HALO esteja a usar as opções mais económicas.

Essencial
• Habilitação minimas Bacharel ou Licenciatura equivalente em Gestão de empresa, Administração ou contablidade e finanças;
• Ter no minimo 2 ou mais ano de experiência comprovada na área;
• Fortes habilidades de gestão de relacionamento interpessoal e de ligação;
• Bons conhecimentos do MS Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook);
• Ser fluente em Inglês e Português, (escrito e falado);
• Forte capacidade de realizar várias tarefas enquanto cumpre os prazos;
• Capacidade de trabalhar de forma colaborativa e respeitosa com gestores e colegas em um ambiente multicultural.

Desejável
• Possuir Carta de Condução não é uma obrigatório, mas pode ser uma vantagem;
• Boa capacidade de organização.

A HALO Trust é a maior instituição de caridade humanitária internacional de ação contra minas do mundo. Nossa missão é salvar vidas e restaurar os meios de subsistência das pessoas afetadas pelo conflito. A HALO é conhecida por seu trabalho de limpeza de minas terrestres e eliminação de outros perigos explosivos, como bombas, foguetes e dispositivos explosivos improvisados (IEDs). A HALO foi fundada em 1988 e emprega mais de 10.000 funcionários em 28 países e territórios.
A HALO trabalha em Angola desde 1994 e tem mais de 1.400 funcionários trabalhando em cinco províncias. O programa tem 20 contratos em andamento de um conjunto diversificado de doadores, incluindo institucionais, privados e corporativos para projetos nos três Objetivos Estratégicos da HALO. A HALO apoia o Governo de Angola no cumprimento das obrigações do seu tratado e destruiu mais de 100.000 minas e tornou mais de 25km2 de terra segura.

Nosso Valores & Pincipios
A HALO exige que os seus candidatos trabalhem alinhados com os nossos valores, que são:
• Coragem
• Disciplina
• Integridade
• Respeito pelos outros
• Lealdade
• Compromisso altruísta